Protokoll fört vid årsstämma 2003, för Klarinettvägens samfällighetsförening.

Stämman hölls i Klarinettvägens gemensamhetslokal, måndagen den 24 mars 2003 kl 1900.

§1.    Stämmans öppnande.
Ordförande Erling Jonsson öppnade mötet och hälsade alla välkomna.

§2.    Val av ordförande för stämman.
Stämman valde enhälligt sittande ordförande, Erling Jonsson.

§3.    Val av sekreterare för stämman.
Stämman valde enhälligt sittande sekreterare, Henrik Palmquist.

§4.    Val av justeringsmän, tillika rösträknare.
Stämman valde Hans Björkman och Stefan Björkencrona.

§5.    Fråga om stämman utlysts i behörig ordning.
Stämman svarade enhälligt ja.

§6.    Godkännande av dagordning. Kontroll av röstlängd och fullmakter.
Stämman godkände dagordningen. Röstlängden kontrollerades då mötesdeltagarna anlände till möteslokalen. 27 fastigheter var representerade på mötet.
En punkt om TV gruppen som föreslogs togs inte upp då inga beslut kan tas på punkter som inte är med på den föreslagna dagordningen. Diskussion angående TV gruppen hamnade under punkten övriga frågor.

§7.    Styrelsens och revisorernas berättelse.
Erling Jonsson informerade om att året varit lugnt. Erling påpekade att föreningens brevlåda nu finns placerad på garage på område F med adressen Klarinettvägen 121. Christina Äng, föreningens kassör 2002, påpekade ett fel i årsberättelsen avseende ekonomin. Kostnaden för snöröjning var inte i nivå med budget utan ca 80 % högre (55 000 i utfall mot 30 000 i budget). Årets ekonomiska utfall gicks igenom. Avsättning till reparationsfond uppgick till 155 000 (235 000 år 2002) och 55 000 förbrukades ur fonden vilket ger ett saldo på ca 435 000. Föreningen gjorde under 2002 ett nettoresultat på 124 928 kronor.
Hans Björkman redogjorde för revisorernas revisionsberättelse som förespråkade ansvarsfrihet.

§8.    Ansvarsfrihet för styrelsen.
Ansvarsfrihet beviljades enhälligt av stämman.

§9.    Motioner.
Inga motioner hade inkommit till styrelsen.
Erling redogjorde för utfall av föregående års motioner.
– Gemensam el-upphandling – Har genomförts mha goda insatser, främst av Hans Grandien.
– Skyltning i området. Ny skylt finns nu vid infarten till Klarinettvägen. Skyltar i området av tvättats.
– Målning av garage. Detta har genomförts under 2002.
– Uppföljning av antennkostnad. Har inte genomförts då anläggningen inte varit färdig. Ska utföras under 2003 då anläggningen nu är klar.

§10. Ersättning till styrelse och revisorer.
Föreslagna 65 000 godkändes enhälligt. 65 000 inkluderar sociala avgifter vilket inte varit helt tydligt tidigare. Detta medför lägre kostnader under 2002 och 2003 än 2001.

§11. Styrelsens förslag till budget för 2003
Styrelsens föreslagna sänkning av utdebiteringen diskuterades. Argument emot sänkning var att stora kostnader ligger planerade i underhållsplanen. Avsättning till reparationsfonden har tidigare varit lågt prioriterat och mötet ville nu inte att stora framtida kostnader enbart ska betalas av dem som bor här just när kostnaden realiseras utan också av dem som är med och ”sliter” på området. Mötet beslutade att inte sänka utdebiteringen utan bibehålla 2 900 kr per fastighet och år. Asfaltering i området är den stora åtgärd som ligger närmst i tid och områdets asfaltsläge diskuterades. Vissa problem med krackeleringar och sättningar togs upp, bl.a. på område A och K.
TV ekonomin diskuterades. Frågan huruvida föreningen ska fondera/öronmärka TV utdebiteringen ska utredas av styrelsen då detta är oklart idag. Hittills har överskott av utdebiteringar lagt till föreningens kassa. Utdebiteringen är årligen 1 100 per fastighet (215 600) och budgeterad driftskostnad är 2003 190 000 kronor. Styrelsen och TV gruppen gavs av mötet i uppdrag att ta fram ett tydligt förslag på hur TV budgeten ska hanteras i framtiden avseende fondering/öronmärkning och också hur processen för vidareutveckling/justering av anläggningen och kanalutbud ska se ut. Då mötet ansåg att nästa ordinarie stämma låg för långt bort ansåg mötet att en extrastämma om detta i höst var att föredra. Styrelsen kallar till extrastämma då utredning och förslag är klart.
Utdebiteringen beslöts ligga kvar på 1 100 kr per fastighet och år under 2003.
Då trappan på område B fortfarande inte har en långsiktigt bra lösning så togs detta upp. Trappan ska åtgärdas under året.
Två lekplatser som inte hann färdigställas under 2002 ska färdigställas så fort det nu är möjligt. Det rör sig om två nya rutschkanor. Enligt plan ska dessutom ytterligare två lekplatser åtgärdas under 2003. Vad som avses med åtgärd kommer styrelsen besluta under året.
Då flera underhålls frågor ska lösas (trappa B, lekplatser) valde mötet att justera budgeten för reparation och underhåll upp till 150 000 från förslaget 120 000.
Totalt justerade mötet budgeten på tre punkter;
– Utdebitering 568 400 istället för föreslaget 490 000 (dvs. ingen sänkning från 2 900 till 2 500).
– Reparation och underhåll, löpande 150 000 istället för 120 000.
– Drift kabel TV 190 000 istället för 170 000. Ett par kanaler saknades i underlaget då budgetförslaget togs fram.
Reviderad budget bilägges.

§12. Val av styrelseordförande och styrelse fram till nästa årsstämma.
Mötet valde enligt valberedningens förslag enhälligt följande styrelse:
Styrelse 2003

§13.Val av revisorer.
Mötet valde enligt valberedningens förslag enhälligt:
Revisorer 2003

§14.Val av valberedning inför nästa års årsstämma
Mötet valde Lars Äng och Magnus Kniblick som sitter kvar och dessutom två nya representanter, Arne Jakobsson och Cecilia Hultengren.
Valberedning

§15.Övriga frågor
Trafiksäkerhetshöjande åtgärder
Erling visade hur kommunen planerar att bygga chikaner på ett par ställen på Klarinettvägen. Utöver dessa kommer gatan skyltas med hastighetsbegränsning 30 km/h. Hastigheten på Forsvägen togs upp och styrelsen ska kontakta kommunen angående detta.
Vårstäddagen den 5 april
Erling informerade om omfattningen och om hur containerhantering planeras. Mötet var överens om att försöka minimera antalet och också se över storleken på containrarna man skaffar. Privat avfall är inte tillåtet då detta drastiskt ökar kostnaderna.
Sophantering.
Sophantering i området är ett problem och förslag om att styrelsen ska ta fram en handlingsplan togs upp. Ett förslag att utreda är att placera ett antal gemensamma 660 liters plastkärl i anslutning till varje garageområde med tömning varje vecka. Detta skulle kunna ge betydligt lägre sophanteringsavgifter. Styrelsen ska utreda vidare.
Vattensamling på A-parkering diskuterades. Problemet kommer att hanteras i styrelsens normala jobb och i underhållsplanen om det behövs omasfaltering etc. Det finns liknande problem på andra håll inom området.
TV gruppen.
Peter Hultén, sammankallande i TV gruppen föredrog om gruppens idéer och tankar. TV gruppens uppgift är att kontinuerligt se över föreningens behov av justeringar i anläggning och kanalplan. Att hantera fel i anläggningen är inte gruppens uppgift. Fel ska alltid anmälas till AT Installation. TV gruppen saknar representanter från vissa områden och efterlyser engagerade medlemmar, gärna yngre och kvinnor för att skapa en representativ balans i gruppen. Idag finns representanterna enligt följande tabell:

TV gruppen förespråkade synsättet att de utdebiterade tv-avgifterna skulle vara öronmärkta för TV anläggningen, dess drift underhåll och kanaler. Föreningen har hittills debiterat ut mer än vad man spenderat på TV och således borde det finnas pengar i föreningen som nu till exempel skulle kunna användas för utbyggnad, justering och kanalutökning enligt föreningsmedlemmarnas önskemål. Då mötet inte har denna fråga löst upplevde TV gruppen att man har sämre möjligheter att utföra ett gott arbete. Ekonomiska riktlinjer avseende TV inom föreningen och aven en definierad process kring justeringar i anläggning och kanalplan efterlystes. TV gruppen och styrelsen fick i uppdrag att ta fram just detta till en tänkt extra stämma i höst.
Protokoll
Styrelseprotokoll distribueras till styrelseledamöter och garageombud. Papper eller e-post. Mötet ville att garageombuden skulle få två exemplar, ett för eget bruk och ett för cirkulation på garageområdet.
Publikation på Internet sker i efterhand då protokollen justerats och Internet varianterna kan vara något begränsade då viss information inte ska vara publikt tillgänglig.

§16.Protokollets tillgänglighet
Protokollet ska distribueras, justerat och klart, inom två veckor det vill säga innan den 7 april.

Kungsbacka den 26 mars 2003

Henrik Palmquist

Justeras

Hans Björkman                               Stefan Björkencrona